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El cuidado de
tu negocio

Capítulo

Administra todos los procesos de tu negocio como lo hacen los profesionales

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Ok, ahora llegamos al meollo del asunto.

Este capítulo se enfocará a cómo manejar los ingresos, los gastos y los horarios de tu negocio. Sé que no es la parte más bonita —pero con la actitud correcta, el hecho de aprender nociones de administración puede ser muy interesante.

Y todo esto tiene que ver con lo que hemos estado hablando.

Si te das la oportunidad de hacer bien las cosas, no sólo estarás listo para probar el éxito… estarás en un grupo aparte del 90% de los “chalanes en su troca” que quieren comenzar un negocio de jardinería.

Por mi parte, no sólo levanté y administré una empresa de jardinería exitosa, también he trabajado con hombres e incluso mujeres como tú. Quise decir… no que tú seas mujer, si no lo eres… ¡lo que quise decir es que muchos hombres y mujeres han comenzado sus negocios de jardinería y que he colaborado estrechamente con ellos!

Básicamente, la parte de tu negocio que tiene que ver con las cuentas se reduce a cinco puntos esenciales:

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    Programar
    el trabajo

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    Facturar

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    Llevar registro de ingresos
    y gastos

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    Banca y crédito

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    Cumplir con tus impuestos

Estos 5 aspectos no están en un orden especial, porque todos son igual de importantes y todos se relacionan entre sí. Como la mayoría de los temas que has leído en esta guía, son bastante obvios, ¿no crees?

Hablaremos de cada uno con más detalle, pero antes quiero comentarte algo que me parece importante y también emocionante.

La tecnología digital de nuestros días

La mayoría de la gente no se da cuenta de esto… pero hoy es más sencillo que nunca hacer un negocio...

¿Por qué?

Prácticamente hoy todos tienen un smartphone. Y aunque tú no lo tengas, puedes conseguir la penúltima o antepenúltima versión del iPhone o Galaxy o un LG por poco dinero. Aunque muchas personas usan sus teléfonos para revisar el Facebook y el Snapchat… créelo o no, esas cositas de plástico traen una gran cantidad de funciones que hacen la administración Y la expansión de tu negocio de jardinería algo tan simple como decir A-B-C.

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En los viejos días – ya sabes, la brumosa prehistoria llamada los años 1990– la mayoría de los que nos dedicábamos a la jardinería llevábamos el negocio utilizando using pen una pluma y una libreta y quizá una computadora. Pero la mayoría de los que andaban en la calle llevaban las cuentas y anotaban números telefónicos en una servilleta y papeluchos.

and paper and maybe a computer. But most guys were out there jotting stuff down in a ledger and writing phone numbers on cocktail napkins and all sorts of half-assed stuff.

EL MÉTODO ANTIGUO CONTRA EL MODERNO

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Al final del año, ibas con tu contador con una caja llena de recibos y facturas y un montón de basura. Después de que se daba de topes contra la pared y se jalaba de los pelos varias veces, tu contador pasaba horas tratando de discernir cómo la compra de una máquina de palomitas y un par de tenis Nike se suponía que eran gastos legítimos para una empresa.

Y tú también tenías que sentarte con él.

¿No era horrible?

Hoy en día, con un sistema en línea diseñado para profesionales del arreglo del jardín, puedes programar tu trabajo, facturar a tus clientes, recolectar pagos digitalmente y hacer tus transacciones bancarias en un solo lugar e incluso desde tu teléfono.

Aplicaciones como Expensify y Xero hacen que el seguimiento de tus gastos sea súper fácil en la actualidad. Tira las servilletas… porque cuando entres en una de estas aplicaciones, estarás del otro lado.

¡Tantas cosas para hacerte la vida más fácil!

Y habiendo dicho eso, ya no hay pretexto para que no llevar un buen registro de gastos e ingresos.

Aún más, aquí te dejo un par de videos sobre cómo usar esas aplicaciones para llevar registros de gastos como combustible, cordel para la desbrozadora, un capote, o cualquier material que requieras para hacer andar tu negocio.

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Una contabilidad pulcra y ordenada es hoy más que nunca fácil de llevar, y lo más relevante… es la vida de tu negocio y cuando le das la importancia debida, vas a darte cuenta de que eres más rentable, que pasas menos tiempo lidiando con papeles y otras tareas tediosas que te distraen de tu objetivo… y la vida será más simple.

Hay varias aplicaciones geniales en internet. Como mencioné antes, mi aplicación favorita para llevar las cuentas es Xero… es fácil de usar, y tu contador puede entrar cuando sea época de declarar para cumplir tus obligaciones fiscales. Hace mucho que pasó la época en que llevabas a tu contador una caja llena de estados de cuenta y cheques cancelados cada mes de marzo.

Revisa este breve video de introducción sobre cómo usar Xero en https://youtu.be/H3M_vatGTek

QuickBooks es otra aplicación muy popular que también te ofrece un servicio en línea que permite administrar tus finanzas en un solo sitio. Ambas son seguras, y en los meses en que hay que declarar, tu contador simple y sencillamente se conecta y ve todo lo que él necesita en un solo sitio.

Y en seguida viene nuestra empresa GREENPAL . Y no la anunciamos sólo porque sea nuestro sistema. Con GreenPal puedes literalmente gestionar todo tu negocio en el mismo sitio y es totalmente gratis.

Puedes añadir clientes al sitio y utilizar nuestro servicio de facturas automatizadas. Así todos tus ingresos, gastos y transacciones bancarias quedan registradas en tu Xero o QB. Ambas aplicaciones trabajan de la mano y hacen de la operación de tu negocio de jardinería, contabilidad y gestión fiscal tan fáciles como un paseo en el parque.

¿Entonces cómo funciona Black greenpal logo 80eced5ef4345a7ba7750f3d512d3754f85a3a6d7a3fa10429f93cfab54c32bd ?

Te damos la capacidad de realizar ofertas y ganar nuevos clientes en tu área y, como ya mencionamos en este libro, tomamos sólo una pequeña comisión de 5% en el momento en que te paguen. Honestamente, por todos los beneficios que recibes —sin pagar un centavo a menos que consigas un contrato– yo creo que GreenPal es el mejor amigo del jardinero.

Pero bueno, no queremos presionarte. Investiga por tu cuenta y decide cuál sistema te conviene más. Pero sí busca uno. No hagas esto a medias.

Ahora sí vamos a hablar de los 5 puntos esenciales del arte de hacer negocios…

Programación del trabajo

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Sé que esto sonará loco… pero que te presentes en persona para efectivamente cortar el pasto es muy importante. Y con esto en mente, resulta vital tener un sistema de programación o agenda para cada día.

Hay muchas maneras de lograrlo , y afortunadamente, como ya dije antes, la tecnología ofrece varias opciones. Hace mucho pasó la época en que todos los días tenías que sentarte a planear el día. Gracias a aplicaciones gratuitas como Google Calendar, por ejemplo, no sólo puedes agendar toda tu jornada casa por casa— además traes toda esa información en el teléfono para cuando se necesite.

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Lo mejor es que traes todas las direcciones en el celular y puedes vincularlas con el sistema de localización (GPS) en tu teléfono. De esa forma nunca tienes que preguntarte a dónde debes dirigirte. Una buena manera de ahorrar tiempo.

Ahora quiero que volvamos a las aplicaciones especiales que se han creado para ayudarte a administrar y hacer crecer tu negocio.

Ya mencionamos a Xero, y también está Service AutoPilot… y por supuesto GreenPal. Me gusta ser justo, pero dime, ¿por qué voy a gastar tiempo en hablar de las aplicaciones de otros cuando sinceramente creo que nuestro producto funciona mejor y da mejores resultados?

Tú decides, pero desde ahora, sólo voy a hablar sobre las funciones de GreenPal. Una de las razones es que cuando te registras con GreenPal, recibes el trato de empresario independiente. Otros servicios similares te dan trato de subcontratista. Nosotros no. Nosotros estamos aquí para servirte y no al revés. Por supuesto, también nos gusta cuidar a nuestros usuarios —y por eso nos aseguramos de que no haya trampas por ningún lado.

Yo considero que GreenPal te ofrece la mejor opción para agendar tu día. Una vez que has cargado tus clientes al sistema, así como los que nosotros te enviemos, el sistema automáticamente genera una ruta diaria para tu servicio. Siempre sabrás a qué lugar debes ir y en qué días. Incluso mejor, el sistema optimiza la densidad de ruta para reducir tu tiempo de manejo.

Tú puedes crear la ruta que quieras — ¿pero no es genial que alguien se encargue de esa operación crítica y que siempre recibas recordatorios de dónde necesitas estar y a qué hora?

Yo no sé tú, pero para mí todo lo que me ayude a ganar tiempo y a reducir el desperdicio tiene prioridad. Después de todo, sólo vas a estar ganando dinero cuando estés cortando un jardín o realizando mercadeo. Cada hora que pases garrapateando direcciones en una servilleta es pérdida de tiempo, y en este negocio… el tiempo es oro.

Facturación

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Voy a ser honesto contigo. Siempre me gustó cuando la gente me pagaba. Todavía me encanta.

Ya en serio, te sorprendería saber cuántos proveedores de servicios de jardinería con quienes he hablado tiran la toalla en esta parte del negocio. De hecho, te sorprendería saber cuántos clientes se registran para contratar a un experto en jardinería por medio de GreenPal, y después nos dicen que el proveedor hizo un excelente trabajo, ¡pero que nunca les mandó la factura!

¿No es una locura?

¿Quién querría ir y sudar la gota gorda por su cliente… y luego olvidarse de cobrar? Pues sí sucede… Y MUCHO. Es una de esas cosas que te pueden pasar si no tienes cuidado.

¿Te parece imposible? Piénsalo – tienes 60 clientes a quienes les mandas su factura cada mes. Si lo haces manualmente, es muy fácil que se te olviden uno o dos. Afortunadamente, ya no tienes que hacerlo tú solo.

Los sistemas de gestión financiera en línea como QuickBooks, Xero y por supuesto GreenPal te permiten manejar toda tu facturación en un solo sistema. Por ejemplo, GreenPal no sólo lleva el registro de tus ciclos de facturación, además envía facturas electrónicas y las cobra automáticamente en 48 horas.

Ya con eso… si usas un sistema como Xero o Quickbooks para facturar... TÚ TIENES QUE acostumbrarte a ingresar manualmente el trabajo que hiciste TODOS LOS DÍAS en las cuentas de tus clientes y enviarles la factura al final de mes. SI NO LO HACES como debe ser, terminarás trabajando gratis. Te aseguro que así será, porque yo mismo caí en ese error.

Pero hay una situación interesante aquí. Algunas personas, tanto clientes como proveedores de servicios, todavía prefieren el cheque. Hay algo especial en recibir un cheque por correo, o doce, que le sigue gustando a la gente.

Pero la cuestión es ésta: estamos en 2019, o lo era cuando escribí esto. Hay formas más rápidas, seguras y sencillas de cobrar y pagar dinero. Si yo estuviera empezando mi negocio, yo preferiría enviar facturas electrónicas por medio de GreenPal que mi cliente puede pagar con una tarjeta de crédito o débito. Sin papeleo, sin tener que expedir cheques y sin cheques de plástico tampoco.

A varios chicos y chicas que están en el negocio no les gusta pagar la comisión que cobran las tarjetas de débito y crédito. ¿Pero qué sucede en realidad?

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Es una pena, pero a veces cobrar el dinero de una factura vencida ¡te llevará más tiempo y exigirá más esfuerzo que el trabajo mismo que hiciste!

Tener un número de tarjeta de crédito de respaldo ( White greenpal logo b747d864caca986b91b7ec4c361e30b7ca94257b78088ffb0f1b7f77863c8f28 hace esto por ti) es la mejor manera de ahorrar tiempo y de que no tengas que andar persiguiendo tu dinero por toda la ciudad para cobrarle a clientes morosos (sí, te encontrarás algunos). Y lo que es peor aún, que se vayan a poner tensas las cosas.

Y para rematar… Piénsalo: envías una factura el lunes. Quizá la reciban el martes. Luego hacen el cheque y lo llevan al correo hasta el miércoles. Lo recibes el jueves y vas al banco el viernes por la mañana. Pasan unos días para que se apruebe el cheque, aunque no tantos como antes, y quizá tu dinero esté listo el lunes.

A menos que rebote el cheque.

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¿Y entonces qué haces? Tienes que ponerte en contacto con el cliente, ir por otro cheque u orden de pago, etc etc etc. ¡Qué dolor de cabeza!

En la otra opción, se envía la factura el lunes, el cliente la paga esa tarde y el dinero se transfiere a tu banco y quizá estará disponible el miércoles. No hay esperas, ni cheques de hule, nada.

Puede que te toque que algunos clientes, sobre todo la gente mayor, insistan en pagarte con cheque o incluso en efectivo. Si no puedes convencerlos de lo contrario, no hay problema. Sólo asegúrate de registrar esas transacciones en Xero o QB.

Tú no tienes que preocuparte de nada de esto cuando usas GreenPal. Recibirás tu pago 48 horas después de haber terminado tu trabajo, de manera automática.

El flujo de efectivo es vital para la gestión de un buen negocio de jardinería, así que ten esto en mente cuando decidas cómo vas a cobrarle a tu clientela.

El control de los gastos

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Quiero dedicar un minuto a hablarte sobre bancos y tarjetas de crédito.

Hay un aspecto importante que necesita decirse con claridad y repetirse uno mismo: you ¡siempre debes mantener tus finanzas personales aparte de las finanzas de tu negocio, 100% separadas! No me cansaré de repetírtelo.

Muchos chicos y chicas que comienzan su negocio de jardinería cometen este error, sobre todo al principio. Depositan cheques en su cuenta de banco personal porque no abrieron una cuenta especial para la empresa. Utilizan su tarjeta de crédito para comprar insumos, etc. Esto es malo por dos razones.

La primera… es como hacer del baño en el plato donde comes — y tú sabes que eso nunca debe hacerse. Utilizar una sola cuenta o tarjeta de crédito para tu persona y tus negocios confunde las cosas y te puede meter en problemas.

La segunda, cuando mezclas ambas cosas, quedas expuesto a acciones legales en tu contra. Que Dios nos libre de que alguien resulte lastimado haciendo el trabajo, o que un cliente salga herido y quiera demandarte.

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Si estás usando tus cuentas personales para asuntos de la empresa, un buen abogado puede brincarse el blindaje que te da la figura de la LLC (Limited Liability Company). Se llama “pinchar el velo corporativo”. Básicamente argumentan que tú no estás llevando tu LLC como una entidad aparte. Por tanto, pueden disponer de tus bienes personales.

Por eso, como mencioné en el capítulo 1– saca una cuenta bancaria para la empresa y haz todas tus transacciones por medio de ella. Si sacas una tarjeta de crédito para Mean Green Landscaping, LLC, debe ser exclusivamente para la empresa.

Algunas personas te recomendarán que también saques una tarjeta de crédito para la empresa para emergencias y compra de insumos. Eso realmente dependerá de ti y de la cantidad de dinero en efectivo con la que comiences. Para ser honestos, aunque incurrirás en deudas para poder arrancar, entre menos crédito utilices, mejor.

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Una cosa es pedir prestados $25,000 al banco a una tasa de 8% por 5 años. Otra muy distinta es traer una tarjeta de crédito Visa con $5,000 a una tasa anual de 22.5%. Ese interés se va acumulando rápido, y muy pronto una buena cantidad de tus ganancias se destinará solamente a pagarlo.

La mejor opción es que si necesitas pedir dinero para salir del paso, pidas prestado un poco más, digamos $1,000 y lo dejes en el banco para suministros y emergencias. Puedes tomar de ahí, como prestándote a ti mismo, sin pagar tantos intereses. Y una vez que comiences a obtener clientes, realmente no necesitarás una tarjeta de crédito porque con tu tarjeta de débito puedes hacer lo mismo. Parte de tus ganancias quedarán resguardadas para un mal día.

Entonces, el punto de esta sección es que debes llevar un registro cuidadoso de todo lo que compres. Desde la gasolina hasta refacciones y almuerzos, etc. Mucho de lo que compras será deducible, por lo que llevar un registro no sólo te hará la vida más fácil, sino que te ayudará a la hora de pagar impuestos. En el próximo capítulo ahondaremos en esto.

Lo verdaderamente genial aquí es…
Que llevar un registro de tus gastos es más fácil que nunca… ¿cómo?
Simplemente vincula tu cuenta bancaria con una cuenta en Xero o QB.

Aquí tienes un video de cómo se hace con Xero: https://www.youtube.com/watch?v=8AVtc7wNQOE

Así... tus transacciones quedarán registradas AUTOMÁTICAMENTE en tu software de contabilidad. Procura todas las noches o cuando menos una vez a la semana revisar y conciliar el destino de los gastos, y con eso quedas cubierto. Puedes verlo aquí… https://www.youtube.com/watch?v=Oi9nNCSuqNA

Enseguida… hablaremos sobre cuánto dinero necesitarás para llegar a la marca de los $5 mil dólares, y dónde conseguir los fondos para comenzar. Por ahora, simplemente lleva registro de todo, porque llegarás a ningún lado si llevas mala contabilidad. Lo sé porque eso casi hunde a mi negocio cuando estaba empezando.

Vincula tu cuenta bancaria… Y (si decides usar una aparte para tu negocio) también tu tarjeta de crédito, y haz las conciliaciones. La buena noticia es que puedes hacerlo con la aplicación móvil de Xero. Te facilitará la vida mil veces y te librará de una pesadilla financiera.

Como ya vimos el tema de los bancos, en vez de dedicar otra sección a lo mismo, vamos a ver los impuestos.

Impuestos sin salir raspado

Quiero dejar en claro que esta guía no va a enseñarte cómo pagar tus impuestos de la A a la Z.

Honestamente, para eso son los contadores. Por unos cuantos cientos de dólares al año puedes ahorrar una buena cantidad de dinero y dejar en manos de expertos esta parte vital de tu negocio. Después de todo, tu contador se sabe las leyes fiscales al derecho y al revés, y te ayudará a maximizar tus deducciones y tu ingreso.

Lo que hago aquí es ofrecerte una introducción al tema de los impuestos y cómo el sistema puede ayudar a un pequeño propietario; prepararte para que entiendas lo que sucede y cómo tú y tu contador pueden trabajar juntos de manera efectiva.

La primera observación importante es que tu empresa no paga impuestos. Solamente tú. Eso es lo mejor de una LLC. En términos prácticos, todos tus gastos quedan pagados antes de que te pagues tu salario a ti mismo. Los únicos impuestos que pagarás estarán en relación al tamaño de tu sueldo.

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Por eso en el capítulo 1 te dije que de hecho podías pagarte menos y tener más para gastar, por la manera en que una LLC te deja administrar las cosas. Te doy un ejemplo:

Supongamos que tú y un amigo ganan ambos la misma cantidad de dinero cada mes. Él es empleado y tú eres dueño de Mean Green.

Los dos tienen que pagar $500 al mes por un préstamo que pidieron para comprar una camioneta.

Tu amigo tiene que hacer ese pago después de que su empresa le descuenta impuestos sobre nómina, sobre el ingreso, el impuesto de desempleo.

Entonces, si él gana $5 mil al mes, o $60 mil anuales, tiene que pagar la camioneta después de que le descuenten aproximadamente $19 mil en impuestos.

Tu amigo se lleva a casa aproximadamente $3,400 al mes. Y sólo entonces paga el préstamo de la camioneta, con ese dinero.

Y éste es tu caso:

Dado que tu camioneta se paga y se usa en tu negocio, se trata de un costo de operación legítimo. También puedes usarla para tu transporte personal.

El punto es, que tú sacas esos $6,000 ($500 × 12 meses) de tus $60,000, lo cual significa que sólo debes pagar impuestos sobre los $54,000 restantes.

Tú sólo pagas $16,000 de impuestos.
Eso significa que tu sueldo neto anual es de aproximadamente $38,000.
El de tu amigo es de $41,000 —pero recuerda, él todavía tiene que pagar de ahí la camioneta.
Su efectivo disponible es de $35,000.

Tú tienes más dinero en el bolsillo, gracias al negocio. Se trata de un ejemplo bastante genérico, pero tiene la intención de mostrarte cómo una pequeña empresa realmente puede hacerte la vida más fácil y rentable.

Debido a tu camioneta, la mitad del impuesto de seguridad social y el Medicare, algunas de tus comidas, la gasolina, cierta ropa, el teléfono celular, la computadora, tu oficina casera y parte de los servicios de tu hogar son deducciones fiscales.

Además, cada año puedes pagarte a ti mismo y a cualquier empleado un bono de $400 libre de impuestos. También puedes comprar un seguro de salud para ti y tu familia a través de la compañía, puedes depositar dinero en una cuenta para tu jubilación, también antes de impuestos. Y muchas cosas más porque se hacen a través de tu negocio.

Te recomiendo sentarte con un contador cuando comiences y preguntarle sobre su trabajo. Hazle preguntas y pídele consejos sobre cómo acomodar las cosas y llevar tus gastos e impuestos. Si tienes que pagarle por esa hora de su tiempo, vale la pena.

Déjame darte un ejemplo de otra deducción interesante.

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Por ahora… vas a llevar tu negocio desde la casa.

Si adaptas una habitación como oficina o reservas un espacio, puedes deducir esa área como gastos de operación. Con una LLC, puedes hacer esto de dos maneras. La empresa puede pagarte por el uso de ese espacio o puedes deducirlo en tu declaración.

Digamos que vives en una casa de 1,500 pies cuadrados. Conviertes una de las tres recámaras, unos 150 pies cuadrados, en oficina. Básicamente ese espacio vale el 10% de tu renta o hipoteca. Lo mismo aplica para el caso de la electricidad.

Supongamos que tu renta o hipoteca es de $1,200 al mes y que tu cuenta de luz promedio es de $120 mensualmente.
Eso quiere decir que Mean Green consume $132 al mes.
Son casi $1,600 al año.

¿Ves a lo que me refiero?

Verdaderamente ayuda hacer las cosas bien y seguir las reglas.

Es posible tener un salario de unos $40,000 al año and yet have as much or more spending cash as your buddy y aun así traer más dinero para gastar que tu amigo que gana $60,000 anuales. En el siguiente capítulo te daré un ejemplo hipotético de lo que necesitas para ganar esos $5 mil al mes.

Pero ésta es la parte extraña… Tú estás levantando un negocio… no sólo consiguiendo empleo. Ten en mente que estás echando los cimientos para llevarte a casa una cantidad de seis cifras en el segundo y tercer años. (Revisa nuestra guía intermedia).

Resumen del capítulo

Resumen del capítulo

La lección más importante es llevar un seguimiento cuidadoso de todo en tu negocio.

De cada centavo que ingresa y de cada centavo que sale. De llevar registro de cada hora de tu tiempo. Y cuando se trate de dinero, que tengas tus finanzas personales y las de tu empresa 100% separadas.

En resumidas cuentas, debes pensar en Mean Green (o en el nombre que le pongas a tu empresa) como un negocio, desde el día 1. Manéjalo como una empresa, tómala en serio.

Enorgullécete de lo que estás haciendo. Sí, aparentemente sólo estás cortando jardines para vivir, pero lo que realmente estás haciendo es crear una compañía exitosa, cuyo bien o servicio es el cuidado del césped. No suena muy diferente, pero sí lo es.

Y ahora que hemos analizado los 5 elementos esenciales para iniciar y administrar un negocio de cuidado del césped…

…quiero explorar otras cosas que hay que considerar. En los siguientes capítulos hablaremos sobre cómo conseguir el dinero para comenzar, cuánto trabajo necesitarás para llegar a ese salario anual de $60,000; recomendaciones y trucos para afilar las navajas de tu negocio; cómo agregar servicios extra para asegurarte de que tu empresa esté ganando dinero los 12 meses del año, y una sección especial de regalo también.

Voy a mostrarte cómo, haciendo uso tan sólo de lo que hemos hablado hasta ahora, llegarás a la codiciada cifra de $100,000 dólares al año, todavía por tu cuenta, y laborando no más que la semana normal de trabajo. Ése es el poder de cortar el césped, querido amigo.

No me importa si nunca fuiste a la universidad o si nunca terminaste la secundaria o si nunca has ganado más de $15 por hora en la vida.

A continuación... Sigue las enseñanzas de esta guía y conseguirás, en el plazo de un año,
¡lograr un ingreso de seis cifras trabajando por tu cuenta!