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Levantando los cimientos
— El engorroso papeleo

Capítulo

¿Estás tan emocionado como yo?
¿Sí? ¡Entonces vamos!

Es hora de comenzar. Antes de que te vayas a comprar maquinaria, mandes a hacer tus tarjetas de presentación y pongas un anuncio en Craigslist, hay cosas que debes hacer para poder echar a andar tu nuevo negocio correctamente. No, el papeleo no es divertido, pero es importante.

En este capítulo vamos a hablar sobre las cuatro cosas que necesitas hacer para establecerte como legítimo dueño de un negocio y protegerte a ti mismo. Cada uno de los siguientes puntos son parte esencial de los cimientos de Mean Green Landscaping, y debes asegurarte de que todo esté en su lugar antes que dar el primer paso. Estos puntos son:

  • 1

    Una identidad fiscal

  • 2

    Una licencia comercial

  • 3

    Seguros

  • 4

    Una cuenta bancaria

¿Ves? Te dije que estos puntos no iban a ser divertidos. No sé tú, pero para mí la parte favorita de hacer negocios es cuando el cliente te da el dinero. Me encanta esa parte... pero hay que hacer primero otras cosas ... bueno, nada es perfecto, ¿verdad?

Ya hablando en serio, estos 4 puntos son fundamentales para que tengas éxito. Te permitirán hacer negocios legalmente y también te protegerán de posibles problemas legales. Es triste decirlo, pero vivimos en una sociedad donde algunas personas quieren tomar lo que no les pertenece. Utilizarán cualquier excusa para tratar de sacarle dinero a una persona de negocios trabajadora como tú.

Esperemos que nunca tengas que preocuparte por una situación así. Con suerte nunca te verás en medio de una demanda. Sin embargo, puede llegar a suceder. A medida que cosechas más éxitos, aumentan las probabilidades de que alguien intente llevarte a la corte.

No suena nada bonito, ¿verdad?

Sin embargo, si sigues los consejos que te doy en este capítulo, estarás protegido contra demandas, accidentes y fraudes sin mucho esfuerzo. Porque también es cierto que cuando alguien ve que tienes todo en orden legalmente, tienen menos incentivos para poner alguna queja injustificada.

Por otra parte, si llegara a pasarte algo, a ti o a alguien de tu equipo, o que algún cliente resulte lastimado por cualquier motivo, los puntos que se tratan en este capítulo también te protegerán y te permitirán cubrir ese aspecto sin poner en riesgo ni a ti ni los bienes de tu familia. .

Estos puntos también te permitirán aprovechar los diversos beneficios fiscales a los que se acogen las personas que tienen un negocio. Todos sabemos que el Tío Sam siempre tiene la mano extendida en espera de obtener algo. Todo empleado sabe a lo que me refiero.

Por lo general...

Cada semana recibes el cheque de tu sueldo con una lista de retenciones. Cosas como el seguro de desempleo, la seguridad social y el Medicare, así como el impuesto sobre la renta e incluso el seguro de salud. Es increíble la diferencia que hay entre tus ganancias brutas y tus ganancias netas, ¿no es cierto?

Pero cuando eres dueño de tu propio negocio de jardinería

Bueno, uno de los beneficios de ser dueño de tu propio negocio y de echarlo a andar como debe ser, es que el IRS (Hacienda) en su infinita generosidad (eso fue sarcasmo, por cierto) brinda a los empresarios exenciones adicionales y ciertos medios que le permiten evitar pagar una buena proporción de impuestos.

No evadir impuestos – eso es ilegal – sino deducir un montón de cosas que disminuyen la cantidad de dinero que debes pagar al fisco. Sé que este tema no es precisamente de lo más emocionante, pero cuando se trata de pagar impuestos, se siente bien ver la diferencia entre el dueño de una empresa y un empleado. Déjame darte un ejemplo rápidamente antes de proceder con el tema:

E vs A (empleado contra auto-empleado dueño de negocio)

No entraré en gran detalle, pero vale la pena hacer la observación. En su libro Rich Dad's Cash flow Quadrant, Robert Kiyosaki habla sobre los cuatro tipos de trabajo en los que cae la gente. .

Imagínate un cuadrado divivido por una línea horizontal y una vertical. Arriba a la izquierda está la letra E de empleado; debajo se encuenta la letra A de auto-empleado; arriba a la derecha está la D de “dueño de empresa” y debajo la I de inversionista. Repitiendo, las letras del cuadro significan:

  • E

    Empleado

  • S

    Auto-empleado

  • B

    Dueño de empresa

  • I

    Inversionista

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Cuando se trata de exenciones fiscales, son las personas ubicadas a la derecha del cuadro, es decir las personas D y las personas I, quienes obtienen las mejores beneficios. Los E —lo que eres en este momento y lo que todos comenzamos siendo— reciben menos beneficios fiscales. Los A o auto-empleados obtienen más, pero no tanto como los D.

¿Entonces cuál es la diferencia entre ser un auto-empleado con un negocio, y un D o dueño de una empresa?

Varias cosas, pero la principal es quién hace el trabajo. Cuando tú eres la persona que está cortando el césped y llenándote de pasto, eres un A. Cuando contratas a otras personas para que hagan el trabajo por ti e incluso a alguien que lleve la administración diaria, eres propietario de un negocio en forma. Puedes descansar una semana o un mes, y tu empresa seguirá ganando dinero.

¿Y sabes qué? Verdaderamente puedes llegar a ese punto con una empresa de corte de césped. Sin embargo, este plan para principiantes sólo se enfoca en convertirte en un empresario exitoso por cuenta propia. En la siguiente guía de nivel intermedio lo desarrollaremos más con nuevos conceptos, pero primero lo primero, ¿de acuerdo?

Por ahora permíteme explicarte una de las más grandes diferencias entre vivir esperando el sueldo cada semana y ser propietario de un negocio por cuenta propia, que hace uso de la figura tributaria conocida como LLC (Compañía de Responsabilidad Limitada, que en inglés se escribe Limited Liability Company) para abrir su empresa. Hablaremos de eso con más detalle más adelante, pero déjame decirte primero cuál es la gran diferencia:

Una persona que trabaja para su propia Compañía de Responsabilidad Limitada (LLC) hace sus gastos antes de pagar impuestos. Un empleado hace sus gastos después de pagar impuestos.

¿Qué significa eso exactamente?

Digamos que ganas $36,000 dólares al año, más o menos $18 por hora trabajando en una bodega. Tu cheque semanal es de $720 antes de impuestos, ¿cierto?

$18 x 40 horas = $720

Y para simplificar las cosas, digamos que entre el impuesto sobre la renta, la deducción por la seguridad social, el seguro de desempleo y el seguro de salud, te retienen $ 220 a la semana, lo que te deja con miserables $500 para llevar a tu casa.

Y luego, con esos $500 por semana o aproximadamente $2,200 al mes, tienes que pagar la renta, el préstamo del coche, las cuentas, las tarjetas de crédito, comprar comida y salir a divertirte. Ah, y además el impuesto al valor agregado que pagas en la tienda cada vez que compras algo, por ejemplo.

Ahora, pensemos en un tipo que es dueño de una empresa de cuidado de jardín y gana unos $36 mil al año. Dado que este tipo tiene una LLC, puede meter gastos por un montón de artículos y no pagarlos de su bolsa. Su empresa puede ser la dueña de la maquinaria, pagar la gasolina, y hasta pagar su seguro de gastos médicos, e incluso algunos gastos de la casa. Por ejemplo, si tiene la oficina en su casa para administrar su negocio. Así se puede deducir una parte de su renta o hipoteca, su negocio puede pagarle la cuenta del celular, e incluso parte de sus utilidades.

Entonces, esta individuo quizá se paga a sí mismo solamente $1,100 al mes. Y los impuestos que debe pagar son realmente bajos, o quizá con las deducciones no deba pagar nada. En papel parece que gana menos, pero eso es porque buena parte de lo que tú estás pagando con tu sueldo después de impuestos, a él se lo paga su propia empresa.

Como te dije, no voy a abrumarte con mil detalles en este momento. Pero al sacar ventaja de ciertas lagunas que permite el IRS, es posible ganar más dinero y pagar menos impuestos simplemente porque eres dueño de una empresa. Por supuesto, lo primero que te quiero recomendar es que busques un buen contador.

Un buen contador que sepa bien de su negocio sólo te cobrará unos cientos de dólares por presentar tu declaración anual de impuestos, y dado que saben todos los pormenores de la ley tributaria, te ahorrarán cientos o incluso miles de dólares en impuestos cada año — ¡y eso significa más dinero para tu bolsillo!

Sigamos adelante y hablemos un poco sobre la LLC (Compañía de Responsabilidad Limitada) y por qué te conviene…

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Probablemente ya hayas oído hablar de una LLC o Compañía de Responsabilidad Limitada. Al menos las has visto en carteles, tarjetas de presentación, etc. Piensa en Frank's Flower Shop LLC, o cualquier otra. Básicamente, una LLC es una corporación, o más exactamente como una luz corporativa.

La LLC se creó para brindar a los pequeños propietarios los mismos beneficios fiscales y la protección legal que recibe una gran corporación. La buena noticia es que la LLC es fácil de echar a andar y sólo tiene dos requisitos.

Tienes que elegir un nombre comercial que no exista en tu estado, pagar la cuota de arranque, que en la mayoría de los estados es de $200 dólares, y enviar cada año un reporte al estado. Esto consiste básicamente en pagar una cuota de la mitad de la que te cobraron por echar a andar la empresa, y confirmar la información que enviaste originalmente.

La mayoría de los estados que yo conozco dan muchas facilidades para comenzar una LLC. Entras al sitio web del estado y haces una búsqueda por nombre. Si el nombre que quieres para tu LLC no existe, das click en el link que te presentan para crearla. Necesitarás tu nombre, dirección comercial y un puesto —en tu caso, como tu comenzarás la LLC, serás el gerente o manager. Pagas, y en un par de días los documentos estarán disponibles en línea. Simplemente los descargas y los llevas a tu banco, compañía de seguros y a la corte para obtener tu licencia.

Realmente es muy simple. De hecho, si ya tienes contador, probablemente él podrá hacer esos trámites por ti a cambio de una pequeña tarifa, si así lo deseas.

¿Tienes que conformarte como una LLC? No, podrías simplemente hacer negocios como Mean Green Landscaping. Sin embargo, por la pequeña cantidad de dinero que se requiere para conformar y mantener esta figura tributaria, obtienes muchos beneficios. Sobre todo, estás protegido. Así que te la recomiendo encarecidamente.

¿Por qué te protege una LLC? Porque como entidad tributaria, una LLC viene a ser como un tú aparte. Es una persona legal pero virtual, si así se quiere. Es una barrera entre tu negocio y tus propiedades personales.

Veamos un ejemplo. Digamos que una amiga tuya abre una empresa de limpieza para hogares.

Está haciendo negocios como ella misma. Las cosas van bien y tiene muchos clientes e incluso algunos empleados. El dinero entra y todo luce de maravilla.

Entonces un día uno de sus clientes llega a su casa justo
después de que una de las empleadas acaba de trapear el piso de la cocina. El cliente se resbala, se cae y se rompe el brazo. Para su mala suerte, el tipo es un idiota y demanda a tu amiga. Y peor aún, gana la demanda, y como tu amiga estaba haciendo negocios como ella misma, todo lo que posee queda abierto al despojo para reparar daños. Su automóvil, su casa, sus cuentas bancarias y todo se incauta para pagar la demanda. Ella queda en bancarrota y sus trabajadores pierden sus empleos.

Eso sí que es tener mala pata, ¿no te parece?

Ahora velo de esta forma. En lugar de eso, tu amiga se constituye como una LLC.. Pasa el mismo accidente, y el cliente gana la demanda. Pero esta vez, en lugar de demandar a tu amiga, el cliente debe interponer la demanda contra la empresa, Limpia-Lín LLC.

Sigue siendo feo, porque Limpia-Lín tiene que pagar los daños y recurrir a su seguro y sacar los $2500 que tiene en la cuenta bancaria de la empresa. Pero la propiedad personal de tu amiga no está en riesgo. La ley no puede tocar su casa, ni su coche, ni sus ahorros, ni nada.

Mientras ella, al igual que tú, haga negocios bajo la figura de una LLC – lo cual significa que todos los contratos, cheques y demás documentos estarán firmados por Tu-nombre, gerente de Mean Green Landscaping, LLC – estarás protegido.

Suena bien, ¿no? Ok, sigamos donde nos quedamos…

La licencia comercial

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No siempre se requiere una licencia comercial para abrir un negocio. Algunos estados lo tienen como un requisito legal y otros no. Puedes verificar las leyes de tu estado, pero honestamente, para el caso de un negocio de cuidado del césped, vale la pena.

La verdad, la licencia comercial es sólo una manera de tu estado de exprimirte $75 dólares. Al menos ésa es mi opinión. Sin embargo, una licencia comercial te da cierto nivel de credibilidad. Puedes poner tu número de licencia en tus contratos, carteles e incluso en tarjetas de presentación. Te da legitimidad y hace a las personas sentirse más cómodas al hacer negocios contigo.

Todo lo que necesitas hacer para sacar una licencia comercial es ir al juzgado de tu localidad, presentar la solicitud y pagar la tarifa. Por lo general, serán menos de $100, , aunque eso dependerá de dónde te encuentres. Convendrá que lleves tus documentos de la LLC y una dirección legal desde la cual estés administrando tu negocio. Es un proceso simple y bien vale la pena la pequeña molestia.

Seguro

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Sabías que llegaríamos a esta parte, ¿cierto? No te preocupes, también es muy sencilla. Toda esta parte lo es. Cuando estás empezando desde cero —e incluso puede que nunca hayas hecho estos trámites— puede parecer un poco abrumador. Sin embargo son sólo minucias que al sumarlas dan forma a una empresa sólida y la buena noticia es que estarás haciendo las cosas como se debe desde un principio.

Para tu empresa Mean Green Landscaping LLC conviene tener dos tipos de seguro. Por lo general puedes sacar ámbos en la misma compañía. Como GEICO, por ejemplo. Ellos ofrecen varios tipos de pólizas y siempre es más grato lidiar con una sola empresa que con dos, en mi opinión.

Necesitarás una buena cobertura para tus vehículos de trabajo. Tu camioneta y tu remolque. Además, querrás contar con una cobertura contra daños que sea decente. Alrededor de unos $500,000.

Probablemente te suene a mucho, pero lo creas o no, una cobertura contra daños a terceros por medio millón de dólares te costará menos de $500 al año. Esta póliza cubre daños como fuego accidental, accidentes laborales y daño a propiedad ajena.

Obviamente, el seguro de auto para tus vehículos de trabajo cubre las cosas habituales. Sin embargo, a diferencia de tu automóvil de uso personal, que sólo puede obtener la cobertura básica, te recomiendo encarecidamente que obtengas una póliza de cobertura amplia tanto para tu camioneta como para el tráiler o remolque.

Hay dos razones para ello. Primera, si llegas a sufrir un accidente vial, tu valioso equipo estará cubierto y podrás reemplazarlo rápidamente para que no pierdas dinero por no poder trabajar. La segunda, te estás protegiendo contra otros conductores que se querrán pasar de ambiciosos si llegan a tener un accidente con un vechículo comercial.

Una cuenta bancaria

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Sí, ya sé que esto es algo así como una patada de burro en el estómago.

Sin embargo, es para bien. Esto implica desde luego abrir una cuenta aparte para Mean Green, LLC en el banco.

Primero, porque te conviene mantener tu dinero separado. Para hacer efectiva la protección que te brinda tu LLC, debes mantener las cosas separadas. No mezcles tu dinero personal con el dinero de la empresa o tus escudos se disolverán. ¡Y si alguna vez has visto un episodio de Start Trek, sabes lo que eso significa!

La otra razón es que cuando alguien te pague, tendrá que llevar un registro y dar cuenta de ello. A un individuo no le importa a quién tiene que pagarle, pero si alguna vez firmas un contrato comercial, tus clientes querrán expedir el cheque a una empresa o bien hacerte firmar una Forma W9 para poder pagarte como un contratista independiente modalidad 1099.

Y tú no quieres eso —porque básicamente te convierte en su empleado. Por ello, tener la capacidad de recibir fondos en la cuenta bancaria de tu empresa te protege y te da ventajas fiscales.

Todos los bancos y uniones de crédito ofrecen cuentas comerciales y los requisitos son prácticamente los mismos que los de la licencia comercial. Un nombre legal y una dirección. Probablemente tengas que hacer un depósito inicial de $100. Además, muchos bancos requieren también que mantengas un saldo mínimo.

Por lo general son dos mil dólares. No te preocupes ahora por esto. Si bajas de ese límite, simplemente te cobrarán 10 o 20 dólares al mes. No es la gran cosa.

¿Ves? No está tan difícil, ¿o sí? Ok, recapitulando:

Resumen del capítulo

Hay cuatro cosas que necesitarás para comenzar tu empresa Mean Green Landscaping:

  • 1

    Establecerte como una empresa bajo la modalidad LLC.

  • 2

    Registrar la empresa y sacar una licencia comercial del ayuntamiento o del condado.

  • 3

    Obtener un buen seguro de auto para tu camioneta, remolque y un seguro contra daños a terceros para la empresa.

  • 4

    Abrir una cuenta bancaria a nombre de Mean Green Landscaping, LLC.

Ahora, para llevar las cosas puntualmente, revisemos los costos de echarla a andar. Éstos pueden variar según el estado donde vivas y la compañía de seguros. Pero aquí te presento una estimación aproximada de lo que habrás gastado hasta este punto:

  • Echar a andar tu LLC - $200

  • Registrar tu empresa - $100

  • Seguro de daños - $500

  • Seguro de vehículos de la empresa - $1,800 (que se paga por mes, así que digamos que son $150)

  • Cuenta bancaria - $100

  • Gran total:

    $1,050

Así, el monto total para sentar las bases de Mean Green Landscaping, LLC es $1,050. No está nada mal. No te preocupes si en este momento no tienes eso en el banco . Más adelante voy a hablarte de algunas formas de generar el efectivo que requieres para arrancar. Por ahora, supongamos que todo está listo para despegar.

El siguiente paso es buscar y conseguir el equipo que necesitarás para comenzar a trabajar. Así que si ya estás ansioso, vayamos al Capítulo 2…